10 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng hoàn hảo từ A đến Z

Với kinh nghiệm hơn 16 năm kinh doanh trong lĩnh vực chuyển nhà, chuyển văn phòng… Vietnam Moving xin chia sẻ với các bạn 10 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng hoàn hảo từ A đến Z. Cùng tham khảo 10 bước này là gì nào:

Bước 1: Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp

Tất nhiên bước đầu tiên cần thực hiện đó là tìm kiếm một văn phòng mới phù hợp với nhu cầu của bạn ngay sau khi bạn đưa ra quyết định chuyển văn phòng.

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công ty, tập đoàn đầu tư bất động sản thì số lượng cho thuê văn phòng ngày càng nhiều. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được một văn phòng phù hợp với mong muốn của mình. Vì vậy mà quá trình tìm kiếm văn phòng mới cũng mất khá nhiều thời gian của bạn đấy nhé.

Việc tìm kiếm văn phòng mới có thể dựa vào 2 yêu cầu cơ bản như sau: thứ nhất phù hợp với quy mô cần thiết của văn phòng, thứ hai phù hợp về mặt giá cả. Trong điều kiện gía cả thị trường tương đối cao và biến động như hiện nay thì bạn cũng cần cân đo đong đếm về mặt giá cả. Điều này sẽ khiến bạn đau đầu không ít.

Bước 2: Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty

Sau khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, bạn cần tiến hành các thủ tục hành chính như khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu (nếu cần)...Thường bộ phận kế toán, hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm việc này.

Bước 3: Chọn ngày chuyển văn phòng

Việc làm tiếp theo là bạn cần chọn ngày thích hợp nhất để chuyển văn phòng. Công đoạn này cũng mất không ít thời gian của bạn đâu nhé, vì bạn phải cân nhắc xem đâu là ngày tốt nhất để chuyển văn phòng. Và việc xem ngày này còn phụ thuộc vào người lãnh đạo của công ty của bạn.

Trường hợp lãnh đạo công ty là người thích đơn giản lại không quá quan tâm đến vấn đề phong thủy, tâm linh thì việc chọn ngày chuyển văn phòng sẽ dễ dàng hơn. Còn nếu lãnh đạo của bạn xem trọng yếu tố phong thủy, thì việc chọn ngày chuyển văn phòng sẽ mất một ít thời gian.

Tham khảo: >> Xem ngày tốt chuyển văn phòng

Bước 4: Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Một việc làm khá là quan trọng bạn cần thực hiện trong việc lập kế hoạch chuyển văn phòng đó chính là có một sự phân công chi tiết, cụ thể nhiệm vụ rõ ràng cho những người phụ trách từng công đoạn. Viêc này sẽ giúp giải quyết tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, ảnh hưởng đến tiến độ chuyển văn phòng bạn nhé.

Việc phân công nhiệm vụ này cần đảm bảo các yếu tố sau: cần có một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng; cần có nhiều hơn hai nhóm người phụ trách từng công việc khác.

Bước 5: Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn và thanh lý

Sau khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình, bạn cần thực hiện thao tác kiểm đếm, đánh giá, thống kê những thiết bị, đồ đạc cần chuyển dọn. Lúc này bạn cũng có thể loại bỏ những thiết bị, đồ đạc đã cũ hoặc không phù hợp ở văn phòng mới để thực hiện việc thanh lý chúng. Sau khi thực hiện việc phân loại, lập danh sách thiết bị, đồ đạc bạn sẽ có 1 danh sách đồ đạc, thiết bị cần thanh lý. Đây chính là lúc bạn thực hiện thanh lý chúng một cách nhanh chóng và việc thanh lý chúng ở giai đoạn này cũng góp phần giảm bớt chi phí cho quá trình chuyển văn phòng.

Bước 6: Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới

Căn cứ vào những đồ đạc cần chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng mới, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quan cho việc thiết kế, bố trí đồ đạc ở văn phòng mới. Việc thiết kế này bao gồm: phân chia các phòng chuyên môn; sắp xếp đồ đạc nội thất trong từng phòng như thế nào cho hợp lý nhất và tạo ra môi trường làm việc thoải mái nhất.

Sơ đồ thiết kế càng rõ ràng như: thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc…sẽ giúp cho nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.

Bước 7: Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín

Sau khi sắp xếp các công đoạn đâu vào đấy bạn có thể tìm kiếm một dịch vụ chuyển văn phòng uy tín. Đối với việc này bạn cần phải lưu ý nên lựa chọn đơn vị uy tín, có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm. Có như vậy việc chuyển văn phòng của bạn mới được thực hiện quả, nhanh chóng và đặc biệt là tiết kiệm chi phí.

Bước 8: Thực hiện quá trình chuyển văn phòng

Khi bạn hoàn tất việc lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng, lúc này bạn chỉ cần theo dõi và giám sát quá trình chuyển dọn của họ. Bạn hoàn toàn có thể đưa ra yêu cầu điều chỉnh khi nhân viên của họ thực hiện chưa đúng theo yêu cầu của bạn.

Có một điều bạn cần chú ý là cần phải quan tâm thực hiện giám sát quá trình chuyển dọn để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo ý muốn của bạn, tránh để xảy ra những sai sót không mong muốn.

Bước 9: Cúng khai trương văn phòng mới

Đến đây thì mọi việc gần như đã hoàn tất, lúc này bạn chỉ cần chuẩn bị mâm cúng chuyển văn phòng và lựa chọn ngày tốt để cúng khai trương văn phòng mới là bạn có thể hoàn toàn bắt đầu công việc một cách suôn sẻ mà không cần phải suy nghĩ thêm về những vấn đề khác nữa.

Tham khảo: >> Văn khấn chuyển văn phòng

Bước 10: Thông báo về việc chuyển văn phòng

Một việc quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình việc lập kế hoạch chuyển văn phòng đó chính là thông báo việc chuyển văn phòng. Khi mọi việc đã ổn định thì bạn cần lập tức thông báo ngay cho khách hàng của bạn bạn biết về thông tin thay đổi địa điểm văn phòng mới để tiện trong quá trình giao dịch, hợp tác với nhau.

Bạn có thể thông báo trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,... Khâu này bạn không nên lơ là nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng bạn nhé.