Mẫu thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên và khách hàng

Mẫu thông báo chuyển văn phòng sẽ bao gồm những thông tin gì? Và nó được thực hiện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Tại sao phải thông báo chuyển văn phòng?

Chuyển văn phòng đồng nghĩa với việc địa chỉ văn phòng của bạn đã thay đổi. Nếu bạn không thực hiện việc thông báo thay đổi địa chỉ mới cho khách hàng và nhân viên của bạn thì sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn.

Chuyển văn phòng thì cần làm gì?

Ảnh hưởng lớn nhất là đối với các khách hàng lâu năm và những đối tác tin cậy, họ sẽ không thể biết được địa chỉ mới của công ty bạn. Lúc này có 2 vấn đề xảy ra: thứ nhất đối với những khách hàng khó tính họ sẽ có cảm giác không được tôn trọng cũng như họ không thể tìm đến công ty để có bàn bạc, trao đổi khi có vấn đề phát sinh. Thứ hai, họ sẽ rời bỏ công ty của bạn để tìm đến một đối tác khác.

Vì vậy, việc thông báo chuyển văn phòng tuy nhỏ nhưng lại đóng một vai trò lớn. Nó giúp cho các khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của công ty để dễ dàng liên lạc, hợp tác.

Nội dung thông báo chuyển văn phòng

Nói về nội dung thông báo chuyển văn phòng bạn cần quan tâm đảm bảo các nội dung thông tin sau: xác định đối tượng gửi thông báo; nêu rõ ràng, chi tiết địa chỉ văn phòng mới, cách thức liên hệ như số điện thoại, fax…

Đối tượng để thông báo chuyển văn phòng được ưu tiên hàng đầu đó là khách hàng, đối tác kinh doanh. Đây là đối tượng quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty bạn. Vì vậy bạn phải đặc biệt quan tâm đến đối tượng này.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần thông báo đến đội ngũ nhân viên của bạn, nhất là đối với các văn phòng có nhiều chi nhánh thì việc thông báo cho nhân viên trong toàn công ty biết là điều cần thiết.

Mẫu thông báo tham khảo

Để bạn dễ hình dung hơn về mẫu thông báo chuyển văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây:

CÔNG TY …………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: ….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Ngày….tháng … năm ….

THÔNG BÁO

V/v: chuyển văn phòng giao dịch

Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, Cổ đông Công ty

Công ty ….. …………..xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:

Tên công ty:

Văn phòng giao dịch cũ:

• Địa chỉ: ……

• Điện thoại: …..

• Fax: ….

Văn phòng giao dịch mới:

• Địa chỉ: …..

• Điện thoại: ….

• Fax: …..

Kể từ ngày … tháng … năm …, các giao dịch kinh doanh vui lòng xin gửi về địa chỉ trên. Mọi chức năng hoạt động và các thông tin liên quan khác của Công ty không thay đổi.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng, đối tác, các cổ đông trong thời gian qua và hy vọng nhận được sự hợp tác, hỗ trợ chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.

Trân trọng kính chào!

Nơi nhận: GIÁM ĐỐC

- Như trên;

- Lưu VT.

Tải file: Google Drive

Hình thức thông báo chuyển văn phòng

Có nhiều hình thức để thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng và nhân viên của bạn. Trong thời kỳ công nghệ 4.0 như hiện nay, bạn có thể thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng dễ dàng hơn. Trước tiên, bạn có thể đăng thông báo trên website công ty.

Riêng đối với khách hàng, đối tác của mình, bạn có thể gọi điện, gửi mail hay là dán bản thông báo ở cửa văn phòng cũ,… Dù thông báo theo cách nào thì cũng cần đảm bảo thông tin này được chuyển đến tất cả các khách hàng và đối tác của bạn.

Đối với nhân viên công ty, bạn có thể sử dụng mẫu công văn, mẫu thông báo để gửi đến mail hoặc thông qua thông tin nội bộ của công ty để gửi, hoặc thông báo miệng qua bộ phận nhân sự.

Với mẫu thông báo chuyển văn phòng bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác thông báo đến khách hàng của bạn một cách dễ dàng mà tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng Vietnam Moving, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn thực hiện việc này một cách nhanh chóng theo yêu cầu của bạn.