Hướng dẫn bí quyết lưu trữ hồ sơ công ty hiệu quả nhất

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ công ty

Hồ sơ, tài liệu giúp việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động của công ty một cách đầy đủ, thuyết phục nhất. Qua đó góp phần giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động ngày càng hoàn chỉnh, hiệu quả hơn.

Hồ sơ công ty được đóng gói sau khi thống kê và phân loại

- Các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, hàng hóa, tiền vốn đều thông qua việc quản lý lưu trữ hồ sơ công ty, tài liệu của nhân viên.

- Ngoài ra, việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp sức thông qua việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

- Việc thống nhất chỉ đạo về mặt nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi đều cần tới sự trợ giúp của tài liệu văn phòng. Các bộ phận, phòng ban cũng từ đó mà nắm được thành phần, số lượng, thực trạng của bộ phận mình để có phương hướng lãnh đạo hợp lý.

- Việc lưu trữ hồ sơ công ty, tài liệu là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết trong quá trình hoạt động, kinh doanh.

Có thể thấy, doanh nghiệp muốn hoạt động trơn tru, cần phải có các hồ sơ, giấy tờ tài liệu làm cơ sở căn cứ, theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo cho hoạt động sản xuất - kinh doanh đúng kế hoạch, đúng mục tiêu đề ra.

Nắm bắt được tầm quan trọng của những hồ sơ, tài liệu của công ty rồi, bạn nên nghĩ đến việc lưu trữ hồ sơ công ty trong các file cứng, file mềm thông qua các phần mềm hoặc các loại tủ hồ sơ chuyên dụng nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không gian và chi phí.

Nếu bạn là doanh nghiệp lớn, có không gian rộng, bạn có thể lưu trữ hồ sơ công ty với tủ hồ sơ nhiều ngăn có thể chứa được mọi hồ sơ với mọi kích thước khác nhau, nhân viên văn phòng cũng dễ dàng quản lý, phân loại, tìm kiếm bằng cách dán giấy bên ngoài. Việc nhìn trực quan sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô vừa và nhỏ, diện tích hạn chế, bạn nên sử dụng tủ hồ sơ treo tường để lưu trữ hồ sơ công ty. Loại tủ này vừa tiết kiệm diện tích lại có giá thành khá rẻ, giải quyết được nhiều hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ. Hoặc bạn có thể tận dụng diện tích bằng cách ghép nhiều tủ file nhỏ thành chiếc tủ lớn.

Bí quyết lưu trữ hồ sơ công ty hiệu quả nhất thông qua phân loại hồ sơ

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại với giá trị khác nhau, quản lý và lưu trữ hồ sơ công ty cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số hướng dẫn bí quyết lưu trữ hồ sơ công ty hiệu quả nhất.

Hồ sơ công ty được ghi chú sau khi phân loại để sắp xếp và lưu trữ hiệu quả

Để sắp xếp, lưu trữ hiệu quả, cần phải biết cách phân loại hồ sơ doanh nghiệp. Về cơ bản, các doanh nghiệp sẽ có một số loại hồ sơ như:

- Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng, bao gồm: văn bản, hồ sơ hội họp, công văn đến và đi, hồ sơ mua sắm trang thiết bị, báo cáo hoạt động...

- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự: hồ sơ thành lập doanh nghiệp, các quyết định bổ nhiệm, bầu cử, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm, trợ cấp, lương thưởng...

- Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD: hồ sơ về chương trình, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài vụ, hợp đồng kinh tế, mua bán hàng hóa, hồ sơ về hoạt động sản xuất kinh doanh...

- Hồ sơ tài liệu kỹ thuật: các thiết kế về sản phẩm, bản quyền, sở hữu, các sáng chế, quy trình công nghệ...

- Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán: quy định về công tác tài chính, kế toán, hồ sơ dự toán, kiểm kê tài sản, báo cáo tài chính, thu chi….

Trước hết, bạn cần thực hiện việc sắp xếp hồ sơ công ty trong một khoảng thời gian cố định để tránh bị làm phiền giữa chừng. Chuẩn bị sẵn bìa cứng và nhãn dán, giấy note, file kẹp đầy đủ để tạo hồ sơ mới trước khi bắt đầu.

Sau đó, bạn nên chia số tài liệu và hồ sơ thành từng phần nhỏ dễ quản lý hơn, hủy giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và hạn chế dư thừa.

Chia tài liệu và hồ sơ còn lại thành 2 phần riêng biệt, 1 phần là những hồ sơ cần giải quyết trong những tháng tới, và phần còn lại là những hồ sơ lưu trữ và không cần phải xử lý gấp.

Sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo bảng chữ cái, theo số, theo vần, theo thời gian, tính chất, mẫu tự...tùy vào số lượng hồ sơ cụ thể của công ty.

Dù sắp xếp theo cách nào, bạn cũng nên dán nhãn từng thẻ hồ sơ, xếp lại gọn gàng theo từng ngăn tủ để việc sử dụng và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Hệ thống kho kệ lưu trữ hồ sơ của Vietnam Moving

Để tham khảo thêm về các bí quyết lưu trữ hồ sơ công ty hiệu quả nhất, quý khách vui lòng truy cập website: https://vietnammoving.com hoặc liên hệ hotline 1800.9012 để tư vấn và giải đáp các thắc mắc sớm nhất.

Tham khảo >> Dịch vụ lưu trữ hồ sơ