Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp

VietNam Moving | 13/4/2020

Việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp có liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp có cần nguyên tắc?

Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp

Trên thực tế, đối với mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách lưu trữ, quản lý hồ sơ khác nhau, nhưng tựu chung sẽ có một số nguyên tắc chung cần tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.

- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.

- Hệ thống lưu trữ cần đơn giản dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể xảy ra nhầm lẫn trong quá trình sử dụng và lưu trữ thêm.

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó sao cho phù hợp với các tài nguyên sẵn có.

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.

- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.

- Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.

- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…

- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiểm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.

Hướng dẫn giải pháp lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp giúp quá trình lưu trữ, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp thuận lợi. Điều đó góp phần giúp doanh nghiệp quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp

Có thể nói, nhờ vào việc lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp của bạn nắm rõ tình hình tài chính, thuế cùng các hoạt động kinh doanh đã, đang và sẽ diễn ra. Việc biết cách lưu trữ hồ sơ logic rõ ràng, sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các số liệu và tăng cơ hội thành công của doanh nghiệp bằng cách đưa ra các chính sách đúng đắn.

Việc mất mát hay thất lạc hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong các thủ tục. Hoặc quá trình xác định doanh thu, lợi nhuận bị thiếu chính xác... Hãy liên hệ dịch vụ lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chuyên nghiệp tại Vietnam Moving sẽ giúp doanh nghiệp của bạn mang lại nhiều giá trị thiết thực.

Dịch vụ lưu trữ hồ sơ Vietnam Moving có thiết kế không gian và các thiết bị, thùng đựng chuyên phục vụ lưu hồ sơ nhiều thể loại.

Việc sắp xếp hồ sơ khoa học giúp bạn dễ dàng soạn lấy hồ sơ nhanh chóng.

Vietnam Moving luôn có chính sách cam kết bồi thường đối với hàng hóa hư hỏng hay thất lạc trong quá trình lưu trữ

Vietnam Moving đảm bảo lưu giữ hồ sơ của bạn an toàn khỏi các nguy cơ mối mọt, côn trùng, ẩm mốc,...

Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp tại Vietnam Moving giúp không gian làm việc của bạn gọn gàng, thoáng đãng. Giải quyết vấn đề về không gian lưu hồ sơ tại cơ quan. Điều đặc biệt, là chi phí thuê kho lưu hồ sơ rẻ hơn nhiều so với việc đầu tư không gian lưu trữ.

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp

Để xem thêm hướng dẫn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 1 cách chuyên nghiệp, quý khách vui lòng truy cập website: https://vietnammoving.com hoặc liên hệ hotline 18007011 để tư vấn và giải đáp các thắc mắc sớm nhất.

logo