9 bước chuyển văn phòng hiệu quả

Khả năng gặp khó khăn khi chuyển văn phòng là rất cao. Nhưng nó chỉ là một quá trình, và giống như bất kỳ quá trình khác, nó có thể được chia thành một loạt các bước nhỏ , đơn giản để dễ kiểm tra và thực hiện. Bằng cách làm theo các bước sau của Vietnam Moving, bạn có thể đảm bảo di chuyển văn phòng sẽ đúng thời gian, tiền bạc và hạn chế rắc rối.

Bước 1: Xác định nhu cầu của bạn và tình trạng hiện tại.

Bạn cần phải rõ ràng về mục đích của việc di chuyển văn phòng (ví dụ như để cho thuê ngắn hạn, hợp đồng thuê hết hạn, tăng trưởng của công ty) để xác định nhu cầu của bạn và vạch ra các kế hoạch di chuyển văn phòng hoặc chuyển nhà trọn gói khi có nhu cầu thích hợp. Có một số điều bạn phải quyết định trước khi di chuyển như bắt đầu việc đó như thế nào và lập kế hoạch ra sao, bao gồm cả chi tiết về thời hạn thuê và các mối quan tâm hiện tại và khoản nợ, tài sản pháp lý hiện tại của bạn.

Bước 2: Hãy xác định rõ ràng những yêu cầu của bạn về văn phòng mới.

Nếu mọi việc được xác định rõ ràng ngay từ đầu về chiến lược và hoạt động cơ bản thì quá trình di chuyển sẽ trơn tru hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Đừng lo lắng quá nhiều, bạn nên có một ý tưởng tổng thể và sự đồng thuận từ các thành viên liên quan để quyết định quá trình chuyển văn phòng. Bao gồm:

·   Nơi bạn muốn chuyển đến

·   Diện tích của văn phòng mới, khi nào bạn cần chuyển

·   Những tính năng quan trọng cần có của văn phòng mới

·   Kế hoạch kinh doanh của bạn (kế hoạch tăng trưởng) nếu di chuyển đến nơi mới

·   Thời hạn bạn muốn thuê

Bước 3: Lập một đội lên kế hoạch chuyển văn phòng.

Mỗi lần chuyển văn phòng là một việc lớn và đòi hỏi nỗ lực hợp tác để có kết quả thành công. Tìm một nhóm lập kế hoạch là rất quan trọng và nên bao gồm những người sẽ giúp đỡ để tính toán những trường hợp có thể xảy ra trong quá trình di chuyển. Cần có một người phụ trách chính để hướng và đưa ra quyết định về việc chuyển đi này. Người này phải có thời gian để theo sát quá trình di chuyển văn phòng và nên:

·  Có sự tin tưởng của cấp trên

·  Có quyền quyết định thay mặt công ty và có đủ kinh nghiệm để đưa ra quyết định

·  Có kinh nghiệm tổ chức và làm việc theo quá trình

·  Có kinh nghiệm sắp xếp và làm việc theo ngân sách

·  Là một người giao tiếp tốt.

Bước 4: Bắt đầu sớm.

Có rất nhiều thứ để làm nếu quyết định chuyển văn phòng, chuyển nhà vì vậy bạn nên bắt đầu sớm, đó là yếu tố tốt nhất để có sự linh hoạt và thuận lợi trong quá trình di chuyển mà công ty bạn mong đợi. Nếu không có kế hoạch từ trước thì việc di chuyển sẽ chỉ là ý tưởng xa vời. Một khi người chịu trách nhiệm chính được bổ nhiệm, công việc nên được bắt đầu ngay. Bạn nên bắt đầu xem xét các lựa chọn của bạn từ khoảng 9 hoặc 18 tháng trước khi hết hạn hợp đồng thuê, bất kể bạn đang đang cân nhắc việc đổi nơi mới hay đàm phán lại hợp đồng thuê. Điều quan trọng là bạn có đủ thời gian để xem xét thay đổi, có thể sẽ tiết kiệm đáng kể về mọi mặt cho bạn.

Bước 5:  Tạo ngân sách cụ thể cho việc di chuyển

Tạo ra một ngân sách văn phòng di chuyển thực tế là một yếu tố thiết yếu để đánh giá chi phí và quản lý trong suốt quá trình di chuyển.

Bước 6: Nên tham khảo những công ty dịch vụ chuyển nhà hay chuyên gia có kinh nghiệm về việc chuyển văn phòng.

Quá trình di chuyển toàn bộ văn phòng đến nơi mới có thể rất phức tạp, căng thẳng và tốn thời gian. Những hao tốn chi phí cho nhân lực, chi phí tài sản là những chi phí lớn mà công ty cần phải chi. Các quyết định bạn thực hiện đều có tác động đến lợi nhuận của công ty bạn do vậy các chuyên gia sẽ hướng dẫn và giúp bạn tiết kiệm chi phí trong thời gian dài và cũng chắc chắn rằng bạn không thực hiện sai bất kì sai lầm nghiêm trọng nào.

Bước 7: Không ký bất kì văn bản cho thuê nào mà không có sự chấp nhận của tư pháp.

Luật sư tài sản của bạn sẽ thương lượng các chi tiết trong hợp đồng thuê để giảm thiểu rủi ro cho khoản nợ tiềm tàng, và sau đó tư vấn cho bạn về những tác động của các điều khoản chi tiết trong các tài liệu chính thức để đảm bảo bạn nhận thức được trách nhiệm của mình.

Bước 8: Hãy trao đổi với các bên liên quan

Chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nhân viên. Đồng thời, trong lúc quá trình chuyển văn  phòng diễn ra, công ty bạn có thể phải tiếp tục hoạt động kinh doanh, tập trung vào khối lượng công việc và cam kết hiện tại của bạn. Do vậy tất cả mọi người cần phải nắm rõ việc di chuyển văn phòng. Tuy nhiên, di chuyển văn phòng cũng là một cơ hội lớn cho sự thay đổi tích cực, cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng tinh thần và động lực.

Bước 9: Hãy tận dụng cơ hội

· Dọn dẹp các tập tin cũ và thanh trừ tất cả những dữ liệu của các mặt hàng không cần thiết trước khi di chuyển. Cũng nên có kiểm tra tất cả các tài liệu không còn cần thiết trong bản cứng (nhớ xử lý các tập tin không cần đến một cách an toàn).

· Nâng cấp: Chuyển văn phòng là một cơ hội để cập nhật các thiết bị hiện đại mới, hiệu quả và tiết kiệm không gian.

· Xem xét lại các nhà cung cấp hiện có: Dịch vụ chuyển văn phòng tại TPHCM và Hà Nội hiện có rất nhiều nhà cung cấp, bạn cần phải kiểm tra và xem xét các dịch vụ nào phù hợp để tạo điều di chuyển nhanh chóng và an toàn.

Cuối cùng, việc chuyển văn phòng đến nơi mới có thể khiến bạn gặp nhiều khó khăn. Nhưng nếu bạn biết lập nhóm và kế hoạch, hướng mọi người theo đúng kế hoạch cụ thể thì chắc chắn việc chuyển văn phòng sẽ đi theo quá trình và có thể nơi mới sẽ là sự khỏi đầu cho sự phát triển của công ty bạn.

Công ty TNHH Vietnam Moving

Tầng 6, FIMEXCO, 231-233 Lê Thánh Tôn, P.Bến Thành, Q.1, TP HCM

Hotline: 0909098620 – Fax: 0862619893

Email: info@vinamoving.com

Mời bạn bình luận hoặc đặt câu hỏi về bài viết này

Write a Reply or Comment